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現場との電話回数70%削減をチャットツールで実現｜K電工株式会社様
導入前の課題
K電工株式会社様（従業員10名・長野県）は、住宅・小規模店舗の電気設備工事を手掛ける小規模な会社です。現場と事務所の連絡に以下の課題を抱えていました。
- 現場からの連絡はすべて電話。社長1人に1日20〜30件の電話が集中
- 電話に出られないと、折り返しの電話が必要で1件の用件に2〜3回の通話がかかることも
- 「言った・言わない」のトラブルが月に2〜3回発生
- 材料の追加発注や図面の確認など、写真や図を見せながら話したい場面で電話だけでは伝わらない
- 協力会社への連絡もすべて電話で、連絡漏れが月に1〜2回発生
「朝から晩まで電話が鳴りっぱなしで、自分の仕事がまったく進まない日がありました。電話している間に別の電話が来て、折り返すと今度は相手が出ないという繰り返しで、1日が電話で終わることもありました。」
— K電工株式会社 代表取締役 木村様
導入/改善の経緯
ビジネスチャットツールとしてLINE WORKSを導入しました。選定の理由は、LINEと操作が似ているため職人が抵抗なく使える点と、月額450円/人という手頃な価格です。
導入の流れ
| 時期 | 内容 |
|---|---|
| 1週目 | 全社員のアカウントを作成。社長が基本操作を全員に説明 |
| 2週目 | 現場ごとのグループトークを作成。まず「写真の共有」だけから開始 |
| 3〜4週目 | 材料発注・図面確認・スケジュール連絡もチャットに移行 |
| 2ヶ月目 | 協力会社もLINE WORKSに招待し、外部連携を開始 |
運用ルール
| ルール | 内容 |
|---|---|
| 緊急時は電話 | 事故・怪我・緊急の設計変更は従来通り電話 |
| それ以外はチャット | 材料発注、図面確認、スケジュール調整、日報はチャット |
| 写真は必ず添付 | 「○○が壊れている」ではなく、写真付きで報告 |
| 既読確認 | 重要な連絡は既読を確認。未読の場合のみ電話でフォロー |
活用のポイント
- 現場ごとのグループトーク: 工事ごとにグループを作成し、関係者（社員+協力会社）を全員参加させる。情報が一箇所に集まるため、伝達漏れが激減
- 写真+テキストでの報告: 「配管ルートを変更したい」といった連絡も、写真と図面を添付して視覚的に共有。電話だけでは伝わらない情報も正確に伝達
- ノート機能で重要情報を固定: 現場の注意事項、発注者の連絡先、搬入ルートなどをノートに記載し、誰でもいつでも確認できる状態に
- 掲示板で全社連絡: 安全朝礼の資料、社内連絡事項を掲示板に投稿。紙の回覧板を廃止
導入後の成果
| 項目 | 導入前 | 導入後 |
|---|---|---|
| 社長への電話回数 | 1日20〜30件 | 1日5〜8件 |
| 電話での連絡 | 100% | 30%（緊急時のみ） |
| 「言った・言わない」トラブル | 月2〜3回 | ほぼゼロ |
| 連絡漏れ | 月1〜2回 | ほぼゼロ |
| 材料の発注ミス | 月1〜2回 | ほぼゼロ |
| 社長の電話対応時間 | 1日2〜3時間 | 1日30分〜1時間 |
ご担当者様の声
「電話が7割減ったことで、自分の時間ができました。見積を作る時間、現場を見に行く時間、新規のお客さんに会いに行く時間。今まで電話に取られていた時間を、本来やるべき仕事に使えるようになりました。」
— K電工株式会社 代表取締役 木村様
「最初は『電話のほうが早い』と思っていたんですが、写真を送れるのが本当に便利です。『ここの配管どうしますか？』と写真を撮って送れば、社長がすぐに返信してくれる。電話だと『どこの配管？左のやつ？右のやつ？』みたいなやり取りが必要でしたが、それがなくなりました。」
— K電工株式会社 現場作業員 高橋様
まとめ
LINE WORKSの導入で電話回数を70%削減し、連絡ミスや伝達漏れもほぼゼロに。社長の電話対応時間が大幅に減ったことで、経営業務に使える時間が増えました。小規模な会社ほど、社長に電話が集中する傾向がありますが、チャットツールの導入で「社長がボトルネック」の状態を解消できます。
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